SERANG – Sebanyak 100 pengelola arsip daerah di tingkat kecamatan se-Kabupaten Serang, mendapatkan pelatihan khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD). Tujuannya agar ke depan pihak kecamatan memiliki data valid dan teratur.
Kepala Bidang Kearsipan pada DPKD Kabupaten Serang, Ema Rukmini Dewi tak memungkiri, arsip yang dimiliki pihak kecamatan masih acak-acakan sampai sekarang. “Makanya, kami gelar pelatihan bersama. Hingga kini, kami sudah membimbing petugas dari 27 kecamatan dan tiga desa. Tinggal dua kecamatan lagi, kalau tidak salah Kibin dan Cikande,” papar Ema saat ditemui di ruang kerjanya, Rabu (5/8/2020).
Dalam kegiatan tersebut, kata Ema, para pengelola dibekali pengetahuan kearsipan yang benar. Seperti penyimpanan arsip tanah dengan SPJ tidak boleh disatukan. Lalu surat tidak boleh dilubangi, dan wajib disimpan pada binder khusus.
“Rata-rata pengelola arsip kan tidak tahu. Semuanya disatukan dan dilubangi. Begitu dibutuhkan, nanti kebingungan mencarinya di mana. Kami berharap melalui kegiatan ini, pihak kecamatan bisa mengelola arsip lebih baik lagi,” terangnya, seraya menambahkan bahwa tak hanya kearsipan, mereka juga dilatih pengelolaan perpustakaan.
Pada intinya, sambung Ema, ia menginginkan di masa yang akan datang tidak ada arsip yang hilang. “Ada peribahasa yang menyatakan, arsip hilang, nyawa melayang. Dan kita harus bisa melestarikan masa lalu, memelihara masa kini, dan menjaga masa depan,” bebernya.
Sementara Kepala Seksi Binaan dan Pengembangan Kearsipan pada DPKD Kabupaten Serang, Leny Yuliani menerangkan, acara yang dilangsungkan merupakan permintaan dari pihak kecamatan karena pada tahun sebelumnya hanya diperuntukan bagi desa.
“Mereka protes karena di kecamatan juga butuh pengetahuan tentang kearsipan. Makanya, pada 2020 diutamakan bagi kecamatan. Semoga bisa berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan,” bebernya.
Ia mengakui bahwa permasalahan arsip masih dianggap remeh oleh banyak orang, baik itu di level desa, kecamatan, dan Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Sehingga hal itu menjadi tantangan tersendiri.
“Buktinya, saja beberapa waktu yang lalu ada LSM yang meminta Surat Keputusan (SK) tentang satwa. Di kami belum ada, karena OPD yang bersangkutan belum pernah menyerahkan. Padahal seharusnya harus ada,” jelasnya.
Selanjutnya, terkadang saat pergantian pemimpin, pengelola arsip dan perpustakaan diganti. “Kebanyakan yang diberi tanggung jawab soal arsip adalah non Aparatur Sipil Negara (ASN). Jadi petugas yang baru mesti meraba dulu dari awal,” ungkapnya.
Leny menambahkan, bila rangkaian kegiatan sudah berlangsung, nantinya akan diadakan lomba kearsipan dan perpustakaan supaya petugas semakin semangat mengelola arsip yang dimiliki dengan benar.(muh)
